System BI dla dewelopera — od leadów przez umowy przedwstępne do rozliczeń inwestycji
Deweloper prowadzi sprzedaż w CRM, umowy w jednym miejscu, płatności w księgowości, koszty budowy w Excelu — i nikt nie ma odpowiedzi na pytanie "ile zarobiłem na tej inwestycji i kiedy". Każde z tych miejsc pokazuje fragment. Żadne nie pokazuje całości.
Ten projekt dotyczył platformy SaaS obsługującej firmy deweloperskie. Platforma chciała oferować moduł BI swoim klientom — bez budowania własnego zespołu data. Zbudowałem go jako white-label: jeden schemat danych, jeden zestaw raportów Power BI, parametryzacja per klient. Każdy deweloper widzi swoje inwestycje, żaden nie widzi danych innych.
Przed wdrożeniem
- Leady w CRM, umowy w systemie, koszty w Excelu — trzy osobne światy
- Konwersja lead → akt notarialny: brak tej liczby
- Marża per inwestycja: wyliczana ręcznie po zakończeniu
- Niezapłacone transze: sprawdzane ręcznie przed każdym spotkaniem
- Klienci platformy pytali o BI — platforma nie miała co zaoferować
Po wdrożeniu
- Jeden widok: od leadu przez umowę do aktu i rozliczenia kosztów
- Konwersja na każdym etapie lejka — na bieżąco
- Marża brutto per inwestycja dostępna każdego dnia
- Alert na niezapłacone transze harmonogramu
- Platforma sprzedaje moduł BI jako własną funkcję produktu
BI dla dewelopera to inny zestaw pytań niż BI dla firmy najemniczej
Firma zarządzająca najmem generuje powtarzalne przychody — czynsz co miesiąc, te same umowy, te same najemcy. Kluczowe pytania to: kto zalega, jakie obłożenie, kiedy wygasają umowy. To świat wskaźników: occupancy, WAULT, aging należności.
Deweloper sprzedaje lokale — to zdarzenia jednorazowe, nie strumień. Kluczowe pytania są inne: ile leadów weszło, ile przeszło do rezerwacji, ile do umowy przedwstępnej, ile do aktu notarialnego? Ile lokali zostało? Ile wpłynęło z aktów, a ile jeszcze jest oczekiwane z umów przedwstępnych? Czy koszty budowy mieszczą się w budżecie?
Deweloper nie ma "aging należności z czynszów" — ma harmonogram płatności: 10% przy umowie przedwstępnej, 80% przy akcie notarialnym, 10% przy odbiorze. I potrzebuje wiedzieć, czy każda transza wpłynęła w terminie. To osobna tabela faktów, której nie ma w żadnym systemie ERP w gotowej postaci.
Skąd płynęły dane
Projekt miał trzy źródła — każde z innym modelem danych i innym interfejsem dostępu.
API platformy
Leady i zapytania klientów, statusy lokali (wolny / zarezerwowany / sprzedany), cenniki per lokal per inwestycja, historia zmian statusów.
Baza MySQL platformy
Dane finansowe per transakcja, harmonogram płatności per umowa — transze, kwoty oczekiwane, daty, co wpłynęło a co nie.
System ERP klienta
Faktury sprzedażowe (akt notarialny generuje fakturę), koszty budowy i ogólne per inwestycja, płatności od kupujących.
Excel
Budżet per inwestycja per etap, planowane koszty CAPEX — uzupełnienie tam gdzie ERP nie prowadził planowania.
Cztery dashboardy — co widzi użytkownik
Lejek sprzedaży
Lejek konwersji: lead → rezerwacja → umowa przedwstępna → akt notarialny — z liczbą i % na każdym etapie. Średni czas od leadu do umowy w dniach. Status lokali per inwestycja: ile wolnych, zarezerwowanych, sprzedanych. Przychód oczekiwany z umów przedwstępnych kontra przychód zrealizowany z aktów notarialnych — to kluczowe rozróżnienie, które większość firm myli w Excelu.
Portfolio inwestycji
Postęp sprzedaży per inwestycja: % lokali sprzedanych z całości. Powierzchnia sprzedana vs dostępna. Średnia cena za metr kwadratowy per inwestycja w czasie — widać czy ceny rosły zgodnie z założeniami. Porównanie inwestycji obok siebie: która sprzedaje się szybciej, która wolniej i dlaczego.
Finanse per projekt
Przychód z aktów notarialnych per miesiąc per inwestycja. Koszty budowy i ogólne per etap. Marża brutto per inwestycja: przychód z aktów minus koszty — dostępna na bieżąco, nie tylko po zamknięciu projektu. Harmonogram płatności: ile klientów zapłaciło wymaganą transzę, ile zalega i o ile dni.
Koszty i budżet
Koszty rzeczywiste vs budżet per inwestycja per etap. Podział na kategorie: generalne wykonawstwo, materiały, nadzór, marketing, koszty ogólne. Alert przy odchyleniu powyżej 10% od budżetu — widoczny bez szukania w Excelu. Trend kosztów w czasie: czy projekt przyspiesza czy spowalnia.
White-label: platforma sprzedaje BI jako własną funkcję
Zamiast budować BI dla jednego dewelopera, zbudowałem jeden moduł — który platforma wdraża u kolejnych swoich klientów. Schemat danych jest wspólny, raporty Power BI są wspólne, parametryzacja per klient (identyfikator dewelopera) sprawia że każdy widzi tylko swoje inwestycje. Row Level Security w Power BI gwarantuje izolację danych nawet jeśli kilku deweloperów siedzi na tej samej bazie analitycznej.
Dla platformy to zmiana modelu: zamiast "czy macie BI" odpowiedź jest "tak, i wygląda tak". Koszt uruchomienia modułu u nowego klienta to jednorazowe wdrożenie i abonament miesięczny — nie budowanie od zera.
Od Fazy 0 — audytu danych i mapowania źródeł — do pierwszego deploymentu u klienta platformy: trzy miesiące.
Co sprawiło największy kłopot
Trzy źródła danych oznaczały trzy różne klucze dla tego samego lokalu. Lokal w API platformy miał swój identyfikator, lokal w bazie MySQL miał inny, a faktura w systemie ERP odwoływała się do numeru umowy — nie do identyfikatora lokalu. Mapowanie między nimi wymagało dodatkowej tabeli referencyjnej, którą uzupełnialiśmy po stronie Silver, bo żadne ze źródeł nie miało wspólnego klucza.
Harmonogram płatności — transze per umowa — nie istniał w żadnym z systemów w gotowej postaci. W ERP były faktury po wystawieniu, w Excelu był plan. Żeby zbudować widok "co miało wpłynąć, co wpłynęło, co zalega" trzeba było połączyć plan z Excela z fakturami z ERP i płatnościami z bazy MySQL. To nieoczywiste złączenie, które łatwo zrobić błędnie.
Historia leadów z API była ograniczona — platforma nie archiwizowała starszych zdarzeń. Konwersja historyczna mogła być liczona tylko od momentu, od którego dane były dostępne. Klient wiedział o tym ograniczeniu od początku — lepiej powiedzieć to w Fazie 0 niż tłumaczyć po odbiorze.
Powiązane
Prowadzisz sprzedaż lokali i chcesz widzieć cały lejek w jednym miejscu?
Opisz skąd masz dane i ile inwestycji prowadzisz — odpowiem co wchodzi w zakres i ile to zajmuje.
Napisz do mnie