System raportowania sprzedaży — branża FMCG

Kontekst

Klient — międzynarodowa firma z sektora FMCG — zatrudniał ponad 100 przedstawicieli handlowych obsługujących sklepy różnych formatów: hipermarkety, supermarkety, dyskonty, sklepy convenience. Każdy format miał odrębną listę wymaganych produktów (listing), a w największych placówkach wymagane było 100% pokrycia.

Przedstawiciele codziennie raportowali wizyty w terenie — około 300 pozycji produktowych pogrupowanych w dziesiątki kategorii. Dane spływały na papierze, a następnie były ręcznie przepisywane do Excela i konsolidowane w arkuszu zbiorczym. Proces był czasochłonny i podatny na błędy.

Wyzwanie

Rozwiązanie

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy spójny system raportowania oparty na Excelu — od indywidualnych plików przedstawicielskich po centralną konsolidację wyników. System obejmował:

• → Ustrukturyzowane arkusze do raportowania wizyt — dostosowane do formatu sklepu i kategorii produktowych
• → Automatyczna konsolidacja danych z plików wszystkich przedstawicieli do jednego arkusza zbiorczego
• → Raporty dzienne, miesięczne i 4-tygodniowe — spójne z cyklem rozliczeniowym firmy
• → Analizy pokrycia dystrybucji według formatu sklepu, regionu i kategorii produktowej
• → Raporty skuteczności realizacji zadań wdrożeniowych — monitoring postępów wobec celów

Zakres analityczny

Stack technologiczny

Rezultaty

• ✓ Spójne dane z całego zespołu — jednolita struktura raportowania eliminująca rozbieżności między plikami przedstawicieli
• ✓ Szybki wgląd w dystrybucję — kierownictwo i zarząd codziennie miały aktualny obraz pokrycia rynku
• ✓ Podstawa dla systemów elektronicznych — model danych i struktura raportów stały się fundamentem wdrożonych później elektronicznych systemów raportowania w firmie
• ✓ Obiektywna ocena wyników — raporty 4-tygodniowe umożliwiły porównywalną ocenę skuteczności przedstawicieli niezależnie od regionu