Ile kosztuje migracja danych — co wpływa na cenę projektu
"Ile to będzie kosztować?" — to pytanie pada zanim ktokolwiek spojrzał na dane. Odpowiedź zależy od kilku czynników, które tłumaczymy po ludzku.
Dlaczego migracja danych nie ma stałego cennika
Dwie firmy tej samej wielkości mogą mieć projekty migracji różniące się kosztem o 300%. Nie dlatego, że ktoś zarabia za dużo — ale dlatego, że ilość pracy zależy prawie wyłącznie od stanu danych, a nie od rozmiaru firmy.
Firma z 10 pracownikami, której dane są w jednym Excelu bez duplikatów i błędów, może mieć migrację tańszą niż firma z 50 osobami, której baza przez 8 lat gromadziła niespójności.
Cztery czynniki które decydują o cenie
Jakość danych źródłowych
Największy wpływ na cenę. Jeśli w bazie są duplikaty kontrahentów, błędne daty, ujemne stany magazynowe, niespójne kody produktów — trzeba to naprawić przed migracją. Im więcej problemów, tym więcej godzin czyszczenia.
Liczba i różnorodność źródeł
Jedno źródło danych (np. jeden system ERP) to prosty przypadek. Pięć źródeł (ERP + Access + trzy Excele + stary CRM) to pięć osobnych prac ekstrakcji i mapowania — i konieczność pogodzenia ze sobą danych z różnych systemów o różnych strukturach.
Zakres historii
Przeniesienie aktywnych danych (aktualni kontrahenci, bieżące stany magazynowe, otwarte zamówienia) jest wielokrotnie tańsze niż przeniesienie 10 lat historii transakcji. To decyzja biznesowa — nie zawsze potrzebujesz wszystkiego w nowym systemie.
Złożoność transformacji
Proste przeniesienie 1:1 (pole A ze starego systemu → pole A w nowym) to minimum pracy. Transformacje — np. rozbicie jednego pola adresu na ulicę, kod, miasto; przeliczanie walut; scalanie duplikatów wg reguł biznesowych — to więcej godzin.
Orientacyjne widełki kosztów
Poniższe przedziały dotyczą pracy nad migracją (analiza, czyszczenie, mapowanie, migracja testowa, migracja produkcyjna). Nie obejmują kosztów licencji docelowego systemu ani infrastruktury.
| Scenariusz | Orientacyjny koszt |
|---|---|
| Jeden Excel, czyste dane, proste mapowanie, mała baza (<10k rekordów) | kilka tys. zł |
| Jeden system ERP, tylko dane aktywne, standardowe transformacje | kilkanaście tys. zł |
| Jeden system ERP + kilka Exceli, dane z ostatnich 2-3 lat, czyszczenie duplikatów | 20–40 tys. zł |
| Kilka systemów, długa historia, złożone transformacje, wiele iteracji testowych | 50 tys. zł+ |
Jak obniżyć koszt migracji
Kilka rzeczy które możesz zrobić samodzielnie zanim zaczniemy — i które realnie zmniejszą czas projektu:
- ✓ Zdecyduj ile historii przenosisz — czy naprawdę potrzebujesz faktur z 2014 roku w nowym systemie, czy wystarczy archiwum?
- ✓ Wstępne czyszczenie kontrahentów — oznacz nieaktywnych, scal oczywiste duplikaty, uzupełnij NIPy
- ✓ Zinwentaryzuj źródła — lista wszystkich miejsc gdzie mieszkają dane: systemy, Excele, Access, skrzynki mailowe
- ✓ Zaangażuj właścicieli danych — osoba która zna system i jego "dziwactwa" skraca analizę z tygodnia do dnia
Najczęstsze pytania
Ile kosztuje migracja danych?
Proste migracje — od kilku do kilkunastu tysięcy złotych. Złożone projekty z wieloma systemami i czyszczeniem danych — kilkadziesiąt tysięcy. Dokładna wycena wymaga spojrzenia na dane.
Co najbardziej wpływa na cenę?
Jakość danych źródłowych — im więcej błędów i duplikatów, tym więcej pracy. Następnie liczba systemów i zakres historii który chcesz przenosić.
Czy mogę samodzielnie obniżyć koszt?
Tak. Wstępne czyszczenie duplikatów, decyzja o zakresie historii i inwentaryzacja źródeł przed projektem mogą zmniejszyć czas pracy o 30-50%.
Czy wycena jest płatna?
Wstępna rozmowa i ogólna ocena są bezpłatne. Głębszy audyt danych przed wyceną możemy wycenić jako osobny etap — ale tylko gdy jest to faktycznie potrzebne.
Chcesz wycenę migracji?
Opisz skąd i dokąd chcesz przenieść dane i ile mniej więcej rekordów — wrócimy z oceną zakresu.
Porozmawiajmy