Jak definiować KPI zanim zaczniesz budować dashboard w Power BI

Od życzenia do wymagania — jak zaczynamy rozmowę

Zanim otworzymy Power BI Desktop, rozmawiamy. Trzy pytania które zadajemy na każdym projekcie BI — niezależnie od branży i skali:

• → Kto będzie korzystał z tego dashboardu i jak często? Zarząd, handlowiec i kontroler potrzebują różnych wskaźników w różnym rytmie. Dashboard który próbuje obsłużyć wszystkich naraz — zwykle nie obsługuje nikogo dobrze.
• → Jaką decyzję wspiera każdy wskaźnik? Dla każdego KPI pytamy: "Co zrobisz gdy ta liczba będzie za niska?" Jeśli odpowiedź jest niejasna — odkładamy wskaźnik na później i wracamy do niego gdy kontekst będzie wyraźniejszy.
• → Skąd biorą się dane i czy są kompletne? Mapujemy źródła zanim przejdziemy do modelowania. Niejedna rozmowa o KPI urywa się w połowie gdy okazuje się że danych po prostu jeszcze nie ma w systemie.

"Wszystko na jednej stronie" — i co z tym robimy

Życzenie jest zrozumiałe — nikt nie chce szukać danych po kilku zakładkach. W praktyce jednak dashboard z dwudziestoma wskaźnikami na jednym ekranie przestaje być narzędziem decyzyjnym. Wzrok nie wie gdzie patrzeć, priorytet znika, kluczowe odchylenia giną w szumie.

Dlatego proponujemy inne podejście: zaczynamy od 3–5 najważniejszych wskaźników i rozwijamy iteracyjnie w miarę jak dane w systemie są uzupełniane.

Dodatkowa korzyść: klient widzi efekty szybciej. Działające 5 wskaźników po dwóch tygodniach buduje więcej zaufania niż obietnica kompletnego dashboardu za dwa miesiące.

Gdy dane do KPI są niekompletne

Przy konsolidacji danych z kilku tabel lub systemów często pojawia się pytanie, które trzeba postawić wprost: czy liczymy wskaźnik wyłącznie z rekordów z kompletnymi danymi, czy ze wszystkich — wiedząc że część danych będzie niekompletna?

Obie opcje są technicznie wykonalne. Obie mają sens biznesowy w różnych kontekstach. Ale decyzja musi być podjęta świadomie i udokumentowana:

Najgorszy scenariusz to brak tej decyzji — gdy wskaźnik jest liczony "jakoś" i nikt przy dashboardzie nie wie z czego dokładnie wynika dana liczba. To prosty przepis na utratę zaufania do raportu.

Kiedy wizualizacja wygląda lepiej niż działa

Przy zbieraniu wymagań regularnie pojawiają się prośby o wizualizacje które robią wrażenie — i które szczerze lubimy, bo sami chętnie je budujemy. Ale nie zawsze służą codziennej pracy. Najbardziej charakterystyczny przykład: mapa geograficzna.

Mapa Polski z podziałem na regiony lub województwa — działa dobrze. Czytelna, szybka, daje od razu kontekst geograficzny dla danych sprzedażowych.

Mapa Polski z możliwością wejścia do poziomu gminy — to już inny projekt. Polska ma ponad 2,4 tysiąca gmin. Renderowanie takiej mapy w Power BI jest wolne, czytelność przy małym ekranie zerowa, a koszt implementacji wysoki. Jeśli klient chce analizy na poziomie gminy — znacznie lepszym rozwiązaniem jest tabela z filtrem geograficznym i szybkim wyszukiwaniem, niż mapa z tysiącami punktów.

Gdy KPI są ustalane po dostarczeniu — co wtedy

Zdarzało się nam dostawać projekty do poprawki — dashboardy zbudowane bez wcześniejszego warsztatu KPI. Najczęstszy scenariusz: dane są poprawne, obliczenia się zgadzają, ale cały układ wymaga przeprojektowania. I tu pojawia się coś czego klient często nie przewiduje: przeróbki nie dotyczą danych — dotyczą warstwy prezentacji, którą nazywamy pulpitem menedżera.

Pulpit menedżera to nie tylko wykres i tabela. To decyzja o tym które wskaźniki są na pierwszym planie, jak są pogrupowane, jaką hierarchię czyta wzrok od lewej do prawej, czy jest widok mobilny, czy kolory mają znaczenie (zielony = dobrze, czerwony = źle, a może odwrotnie dla danej branży?).

Przeprojektowanie tej warstwy po dostarczeniu to praca od nowa — i to praca której nie widać w danych, tylko w czasie projektu. Godziny idą nie w logikę wskaźników, lecz w reorganizację zakładek i zmianę kolorystyki. Dlatego wolimy zainwestować w warsztat KPI przed startem — obu stronom wychodzi taniej.

Warsztat KPI — jak go przeprowadzamy

Najczęstsze pytania